Projektverwaltung inkl. detaillierter Vor- und Nachkalkulation

Allgemein

Die integrierte Projektverwaltung von TIMEREC bietet die Möglichkeit die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter zusätzlich noch bestimmten Projekten zuzuweisen, aus der reinen Zeiterfassung wird eine Projektzeiterfassung. Dadurch erreicht man eine gewisse Gruppierung der Zeiten. Über die "gruppierten" Zeiten lassen sich dann mit Hilfe von Auswertungen Rückschlüsse über Dauer und Kosten eines Projekts, und dadurch auch über dessen Effektivität ziehen. In welcher Form und nach welchen Kriterien Zeiten gruppiert werden sollen und was man als Projekt definiert, ist sicher von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich, doch durch die Aufteilung in 3 Gruppierungsebenen (Hauptprojekt, Projekt und Tätigkeit) lassen sich in der Regel fast alle betrieblichen Abläufe ausreichend detailliert darstellen.

Jede erfasste Arbeitszeit kann bei Nutzung der Projektverwaltung somit einem Hauptprojekt, einem Projekt und einer Tätigkeit zugewiesen werden. Die spätere Auswertung dieser Informationen schafft Transparenz in Ihrem Unternehmen. Sie können dann zum Beispiel auswerten wie viel Zeit für ein Projekt benötigt wurde und welche Kosten Ihnen entstanden sind. Voraussetzung um auch die Kosten berechnen zu können, ist die Eingabe von Stundenlöhnen und eventuell auch von Tätigkeitskosten. Um die Projektverwaltung nutzen zu können müssen Sie Hauptprojekte, Projekte und Tätigkeiten anlegen. Optional können Sie Zusatzkosten (wie etwa Material) und Kontaktadressen verwalten und den einzelnen Projekten zuweisen.

Projektzeiterfassung per Barcode

Die schnellste Methode der Projektzeiterfassung ist die Nutzung eines Barcode-Scanners. Hierbei werden den Projekten und Tätigkeiten (oder gleich einer einzelnen Projekt-Tätigkeit) eindeutige Nummern, die von uns als Direkt-IDs bezeichnet werden, zugewiesen. Werden diese Nummern mit einem Barcodeleser eingescannt, entfällt die manuelle Auswahl aus den jeweiligen Listen, was zu einer deutlichen Geschwindigkeitssteigerung und mehr Komfort bei der Erfassung von Projektzeiten führt. Wird der Kombination aus Projekt und Tätigkeit ein Barcode zugewiesen, so kann die Auswahl der drei Ebenen (Hauptprojekt, Projekt und Tätigkeit) auf einen Schritt reduziert werden. Zusammen mit der Identifikation des Mitarbeiters kann somit eine projektbezogene Arbeitszeit in nur 2 Schritten erfasst werden.

Aber auch wenn man Projekt und Tätigkeit einzeln einscannt, ist die Projektzeiterfassung mittels Barcodeleser in puncto Geschwindigkeit konkurrenzlos. Und überraschenderweise ist dies zugleich eine sehr kostengünstige Methode, da zur Identifkation von Mitarbeiter und Projekt keine weitere Hardware (wie etwas Bildschirm oder RFID-Lesegerät) notwendig ist.
Ein weiterer Pluspunkt dieser Art der Projektzeiterfassung ist, dass (eventuell) bereits vorhandene Projekt-Laufzettel einfach weiter verwendet werden können. Somit ist in der Regel keine Umstellung eines bereits gewohnten und bewährten Betriebsablaufs notwendig!

Selbstverständlich können den Projekten statt Barcodes auch nur eindeutige Zahlen oder Zeichenfolgen zugewiesen, und diese dann am TIMEREC Client manuell eingegeben werden. Auch ein solches Vorgehen ist in der Regel schneller als eine Auswahl der Elemente aus den angezeigten Listen, insbesondere dann, wenn diese aus organisatorischen oder betrieblichen Gründen sehr umfangreich sind.

Plan-Ist Vergleich

Es lassen sich allerdings mit TIMEREC nicht nur die IST-Zeiten und -Kosten auswerten, sondern man kann diese auch Planzahlen gegenüberstellen (falls diese eingegeben wurden). Dadurch erhält man eine Aussage über die Effektivität und Rentabilität eines Projekts und kann meist sogar ziemlich genau bestimmen, welche Bereiche mehr und welche Bereiche weniger lohnend waren. Diese durch Nachkalkulation gewonnenen Erkenntnisse können dann wiederum als Grundlage dafür dienen, bestimmte Abläufe zu optimieren, und so die Wirtschaftlichkeit des gesamten Betriebes zu steigern.

Interne und externe Kosten

Um die Rentabilität umfassend beurteilen zu können, reicht es in der Regel nicht aus nur die Plan und Ist- Zahlen zu vergleichen, sondern man muss auch die Marge, die sich aus der Differenz von intern entstandenen Kosten und nach außen verrechneten Kosten ergibt, mit berücksichtigen. Eine solche Differenzierung ist mit TIMEREC für alle Kostenarten möglich.

Tätigkeitskosten

Als Tätigkeitskosten werden solche Kosten bezeichnet die bei bestimmten Tätigkeiten zusätzlich zu den Lohnkosten, aber in Abhängigkeit der Dauer anfallen. Das könnten zum Beispiel Maschinen mit hohem Stromverbrauch sein, oder auch Betriebskosten wie Benzin bei der Fahrt zu Kunden. Kosten die zwar zusätzlich, aber nicht in Abhängigkeit der Dauer anfallen, werden als Zusatzkosten bezeichnet und getrennt erfasst und verwaltet.

Zusatzkosten

Da bei komplexes Abläufen bzw. Aufträgen nicht nur zeitabhängige Kosten entstehen, können mit TIMEREC auch andere, zeitunabhängige Kosten, sogenannte Zusatzkosten, verwaltet werden. Dies könnte zum Beispiel Material sein, das zur Herstellung eines Produktes oder zur Montage eines Bauteils benötigt wird. Auch hier lassen sich eingetragene Planwerte den tatsächlich angefallenen Zusatzkosten gegenüberstellen.

Gewinnberechnung

Die Gewinnberechnung stützt sich auf folgende Annahmen:
Vor Beginn des Projekts wurden alle Kosten als Plan-Kosten (Zeiten, Mitarbeiterlöhne, Tätigkeitskosten und ev. Zusatzkosten) eingegeben. Dadurch erhält man zwei Werte, einen Wert für die Gesamt- Plan-Kosten intern und einen Wert für die Gesamt-Plan-Kosten extern. Letzterer steht in der Regel auf dem Angebotsschreiben. Zu jedem Zeitpunkt des Projekts werden nun die Ist-Kosten (auch hier intern und extern) ausgerechnet und den Plankosten gegenübergestellt. Die Differenz aus Plan-Kosten extern und Ist- Kosten intern ergibt nun den Gewinn.

Weitere, detailliertere Informationen zur Projektzeiterfassung (u. a. Sonderfällle wie Preisnachlass, Skonto, etc.) entnehmen Sie bitte dem Handbuch.

Detaillierte Projektauswertungen

Selbstverständlich können mit TIMEREC die erfassten Projektzeiten auch jederzeit umfangreich und detailliert ausgewertet werden.

Erste Informationen hierzu finden Sie bei den Screenshots.